Referat fra bestyrelsesmødet den 7. januar 2014 i Årre

1






Janderup, den 10. januar 2014
Arkivsamvirket i Varde kommune v. sekretæren,
Gregers Grau, Janderup






Til Bestyrelsen i Arkivsamvirket i Varde kommune. (fordeling: Se nederst)



Eft: Supleanter (fordeling: Se nederst)

Referat fra bestyrelsesmøde (1/2014) afholdt tirsdag den 7. januar 2014 kl. 14:00 i
Årre Lokalhistoriske Arkiv, Skolegade 25 1, 6818 Årre

Dagsorden:
1. Godkendelse af mødereferat fra mødet i Janderup den 24. september 2013
2. Kort orientering:
a. Evaluering af informationsmødet tirsdag den 29. oktober
b. Økonomi. Status og budget v/ Ole
c. Nyt vedr. forsikringsfonden v/ Ole
d. Arkivernes Dag /alle
e. Udsendelse af spørgeskemaer samtidig med indberetning til SLA
f. Årsplan 2013-15
g. Knud har været til seminar om kassation (kort orientering)
3. Planlægning af generalforsamling 2014. Skovlund onsdag den 26. marts
4. Forslag til et arkivfagligt indlæg på generalforsamlingen
5. Næste bestyrelsesmøde (afholdes inden generalforsamlingen)
6. Eventuelt

Alle mødt.
Ad ref. pkt. 1: Referatet godkendtes.
Ad ref. pkt 2:
a. Generel tilfredshed med mødet. Fremmøde OK. Inlægget fra konsulenten syntes kort,
indlægget vedr. formidling v. Karsten Madsen var et godt supplement til konsulentens
indlæg. Et lignende, fagligt møde ønskes afholdt i næste foreningsår.
b. Da kommunen ”overtog” betalingen af konsulenttjenesten, var der et regnskabsmæssigt
overskud på ca. 16.000 kr. Derfor foreslås på generalforsamlingen at 10.000 kr. overføres

2

ekstraordinært til forsikringsfonden, så denne bliver på 20.000 kr. i stedet for planlagte
10.000 kr. 3.000kr. foreslås anvendt på næste års budget til ”uforudsete udgifter”. Resten,
ca. 4.400 kr.af årets overskud foreslås fordelt sammen med tilskuddene i 2014 fra Varde
kommune. Der har i år været større træk på hjælpemidler fra Varde arkiv (ca.14.000 kr.
mod budget 12.000 kr.)
c. Forsikringsfonden blev debatteret. Især vedr. arbejdsskadeforsikring for frivillige. Vores
sikring omfatter indbo minus arkivalier.
d. Der var enighed om, at ”Arkivernes Dag” ikke stod mål med arkivernes indsats. Der
drøftedes et samarbejde om en udstilling ell. noget andet opmærksomhedsskabende.
Karsten forespørger arkiverne om idéer til et bedre tiltag.
e. Det blev foreslået, at arkiverne sender kopi af kulturstatistikken til sekretæren. Gregers
sender besked til arkiverne.
f. Årsplanen 2013 – 2015 blev underskrevet på bestyrelsesmødet 24/9-2013 og blev sendt
16/10 -2013 til Varde kommune med info til Knud.
g. Knud deltog i et seminar i Odense vedr kassation. Foredragsholderne mente, at der blev
arkiveret unødigt meget og beholdningerne i arkiverne kunne reduceres ganske betydeligt.
Ad ref. pkt. 3: Generalforsamling.
Knud laver indkaldelse inden næste bestyrelsesmøde i uge 10. Der ønskes tilmelding af hensyn
til traktementet. På valg til bestyrelsen er Ole og Gregers, sidstnævnte samt suppleant Ove
Villadsen ønsker at udtræde. Revisor Frede Møller Kristensen er på valg.
Ad ref. pkt. 4:
Der foreslås et indlæg på generalforsamlingen af Kirstine Gottlieb, kultur- og fritidschef ved
kommunen Emne: ”Hvad forventes af arkiverne” John Jensen, Varde museum blev også bragt i
forslag (Flygtningemuseum).
Ad ref. pkt 5:
Næste bestyrelsesmøde fastsattes til tirsdag den 4. marts kl. 14.00 i Varde lokalhistoriske
Arkiv.
Ad ref. pkt 6: Knud afløser Gregers i Varde museums bestyrelse. Øse Arkiv har fået ny adr.
Solhøjvej 1, Nordenskov.
Mødet sluttede kl. 15.25.

Gregers Grau
sekretær

3


Fordeling:

Hjemmesiden (via Karsten)

Protokol (Knud)

Herman Hansen (mail)

Knud Andreasen (mail)

Karsten Madsen (mail)

Ole Kiilerich Christensen (mail)

Gregers Grau (mail)

Ove Villadsen (mail) (Suppleant)

Lissi Møller Kristensen (mail) (Suppleant)