← Alle dokumenter fra Arkivsamvirket
Generalforsamlinger · 2013
Bilag 1 - Beretning for 2013
PDF · 2 sider · Kilde: Arkivsamvirket Varde
Hvis dokumentet ikke vises i din browser, kan du åbne eller downloade originalen ovenfor.
Læs dokumentets tekst
Teksten er udtrukket automatisk. Se originalen for tabeller, underskrifter og den oprindelige opsætning.
Arkivsamvirket i Varde Kommune
Beretning for året 2013 aflagt ved Samvirkets 6. generalforsamling, der
blev afholdt den 26. marts 2014 i Skovlund Sognearkiv
Det er i dag sjette gang, Arkivsamvirket i Varde Kommune holder sin årlige generalforsamling.
Efterhånden en etableret forening med sin egen kultur og med erfaring i, hvordan vi bedst
klarer opgaverne. Dem er der stadigvæk mange af, men nu har omverdenen vænnet sig til, at
vi er her, og at vi gør et godt stykke arbejde, og ja, så møder vi egentlig kun respekt.
Efter sidste års generalforsamling blev arkivsamvirkets formand og sekretær inviteret til en
eftermiddag i april at møde frem for udvalget for Kultur og Fritid. Og Gregers og jeg fik for en
kort stund lejlighed til at fortælle lidt om, hvad Arkivsamvirket er for en størrelse, overfor de
politikere, der beslutter rammerne for vores virke.
Selv om det kan opleves som lidt træls, at man ikke kan hilse på vores politikere uden at bede
om penge, var vi af generalforsamlingen blevet opfordret til fremsætte ønske om, at betaling
for Sydvestjyske Arkivers konsulentordning (dvs. betalingen af Richard Bøllund) blev en
kommunal opgave.
Lisbet Rosendahl sendte os hjem med besked om at sende en ansøgning, og på udvalgets
møde i juni blev ansøgningen imødekommet. Det betyder, at kommunen fremadrettet
afholder udgiften til konsulentordningen – uden at det berører det kommunale driftstilskud.
Når vi har brug for kommunens velvilje, møder vi den også - som i dette tilfælde, og det må
være følelsen af, at arkivernes indsats bliver værdsat, der får en masse engagerede frivillige til
at tilbringe noget af pensionistlivet på et støvet arkiv. Jeg ved fra kontakten til arkivsamvirker i
andre kommuner, at så nemt behøver det ikke at være.
På generalforsamlingen for et år siden blev forslaget om oprettelse af en forsikringsfond
vedtaget, og arkivsamvirkets kasserer Ole, der har været aktiv i udformningen, orienterede om
ordningen på SLA’s kredsmøde i april i Vejle, og ud fra de spørgsmål, der kom efterfølgende,
befinder vi os på et hidtil uopdyrket område, men efter vores mening absolut på rette vej.
Arkiverne skal være opmærksomme på, at forsikringsfonden ikke indeholde nogen
arbejdsskadeforsikring. I opfordres derfor til at sikre jer, at I er dækket af en privat
ulykkesforsikring. Man kan sikkert godt komme til skade på et arkiv, hvis uheldet er ude.
I begyndelsen af oktober kom der så fra SLA den glædelige meddelelse, at en A.P. Møller-fond
havde doneret 1,8 mill. Kr. til udvikling af Arkibas, så det i en overskuelig fremtid bliver muligt
at søge efter konkrete personer og emner på tværs af alle landets lokalarkiver. Det var tilbage i
oktober, så man er langt med arbejdet, som forventes afsluttet med udgangen af 2014. For
arkiverne forestår et større arbejde med klargøring af data til den nye version af Arkibas.
Da konsulentordning nu var på plads, inviterede arkivsamvirket Richard Bøllund til på et
informationsmøde i oktober i Alslev at fortælle om SLA’s hjemmesidesystem, der hedder SLA-
cms. Systemet gør det enkelt selv at designe og drive en hjemmeside, og til og med en
hjemmeside, som gør det let at få adgang til mini-Arkibas. Mere end halvdelen af arkiverne i
Varde kommune har fået skabt adgang til udvalgte arkivalier via mini-Arkibas, dog fra ret
forskellige hjemmesider.
[2]
Efter arkivkonsulentens indlæg fortalte Karsten om resultatet af spørgeskemaundersøgelsen
om digitalisering i arkiverne og sluttede af med at anbefale Facebook som et godt
formidlingssted.
I november holdes der hvert år en ”Arkivernes Dag”. Det er bestyrelsens indtryk, at arkiverne
oplever en begrænset interesse, trods de forberedelser og udgifter, der bliver brugt rundt
omkring. Der er et klart behov for at gøre opmærksom på de lokale arkivers eksistens, men
formen skal måske være en helt anden? Arkiverne er forskellige, og aktivitetsniveauet er det
også. Det der er naturligt i et arkiv kan virke meget fremmed i andre.
Ifølge vedtægterne skal arkivsamvirket medvirke til uddannelse af lokalarkivernes
medarbejdere, men i 2013 har arkivsamvirket ikke givet tilskud til kurser. Vi har i bestyrelsen
prioriteret forsikringsfonden, som kan etableres på ganske få år, og så kan vi forhåbentlig igen
støtte kursusvirksomheden. Vi har gennem SLA og Sydvestjyske Arkiver adgang til billige og
alligevel gode kursus. Dertil kommer samværet med folk fra andre arkiver, og de muligheder
for udveksling af erfaringer, kurserne altid giver. Så den del af arkivsamvirkets formål kan vi
ikke undvære. For en del år siden undersøgte arkivsamvirket muligheden for at få kommunale
midler til uddannelse. Den mulighed eksisterede ikke, men der kan være andre, og for
øjeblikket søger arkivsamvirket om fondsstøtte til uddannelse.
I det hele taget er økonomien en opgave, de enkelte arkiver løbende må bruge mange kræfter
på. Vi må fra arkivsamvirket opfordre alle til at sørge for at få betaling for de ydelser, I leverer.
Det nødvendige inventar og udstyr, som skriveborde, IT-udstyr, reoler og arkivæsker koster alt
sammen. Det er dyrt at modtage en større aflevering. Det ved Statens Arkiver, som derfor
tager penge for at modtage arkivalier, men hvis vi små arkiver indførte den politik, fik vi ikke
mange afleveringer. Derfor må vi stå sammen om, at brugerne finder ud af at betale for den
hjælp, de får, uanset om det er til en avis, en bog, en udstilling eller til slægtsforskning.
Så er de kun tilbage at sige tak til alle. Til alle samvirkets 18 arkiver. I giver ikke mange
søvnløse nætter. Tværtimod finder I jer i alle de udspil, der kommer fra bestyrelsen, og til den
vil jeg sige tak for et godt samarbejde og for jeres evne til hver gang at finde en løsning. Til
Gregers, du og jeg er enige om, at den vigtigste post i en bestyrelse er sekretæren. Den post
har du bestridt, siden før arkivsamvirket blev dannet. Nu vil du ikke være med længere. Du
forlader bestyrelsen med ære og respekt, og jeg vil takke dig mange gange på arkivsamvirkets
vegne og personligt for din store hjælp i det daglige arbejde. Tak, Gregers.
Den 26. marts 2014
Arkivsamvirket i Varde kommune
Knud Andreasen / formand
Beretning for året 2013 aflagt ved Samvirkets 6. generalforsamling, der
blev afholdt den 26. marts 2014 i Skovlund Sognearkiv
Det er i dag sjette gang, Arkivsamvirket i Varde Kommune holder sin årlige generalforsamling.
Efterhånden en etableret forening med sin egen kultur og med erfaring i, hvordan vi bedst
klarer opgaverne. Dem er der stadigvæk mange af, men nu har omverdenen vænnet sig til, at
vi er her, og at vi gør et godt stykke arbejde, og ja, så møder vi egentlig kun respekt.
Efter sidste års generalforsamling blev arkivsamvirkets formand og sekretær inviteret til en
eftermiddag i april at møde frem for udvalget for Kultur og Fritid. Og Gregers og jeg fik for en
kort stund lejlighed til at fortælle lidt om, hvad Arkivsamvirket er for en størrelse, overfor de
politikere, der beslutter rammerne for vores virke.
Selv om det kan opleves som lidt træls, at man ikke kan hilse på vores politikere uden at bede
om penge, var vi af generalforsamlingen blevet opfordret til fremsætte ønske om, at betaling
for Sydvestjyske Arkivers konsulentordning (dvs. betalingen af Richard Bøllund) blev en
kommunal opgave.
Lisbet Rosendahl sendte os hjem med besked om at sende en ansøgning, og på udvalgets
møde i juni blev ansøgningen imødekommet. Det betyder, at kommunen fremadrettet
afholder udgiften til konsulentordningen – uden at det berører det kommunale driftstilskud.
Når vi har brug for kommunens velvilje, møder vi den også - som i dette tilfælde, og det må
være følelsen af, at arkivernes indsats bliver værdsat, der får en masse engagerede frivillige til
at tilbringe noget af pensionistlivet på et støvet arkiv. Jeg ved fra kontakten til arkivsamvirker i
andre kommuner, at så nemt behøver det ikke at være.
På generalforsamlingen for et år siden blev forslaget om oprettelse af en forsikringsfond
vedtaget, og arkivsamvirkets kasserer Ole, der har været aktiv i udformningen, orienterede om
ordningen på SLA’s kredsmøde i april i Vejle, og ud fra de spørgsmål, der kom efterfølgende,
befinder vi os på et hidtil uopdyrket område, men efter vores mening absolut på rette vej.
Arkiverne skal være opmærksomme på, at forsikringsfonden ikke indeholde nogen
arbejdsskadeforsikring. I opfordres derfor til at sikre jer, at I er dækket af en privat
ulykkesforsikring. Man kan sikkert godt komme til skade på et arkiv, hvis uheldet er ude.
I begyndelsen af oktober kom der så fra SLA den glædelige meddelelse, at en A.P. Møller-fond
havde doneret 1,8 mill. Kr. til udvikling af Arkibas, så det i en overskuelig fremtid bliver muligt
at søge efter konkrete personer og emner på tværs af alle landets lokalarkiver. Det var tilbage i
oktober, så man er langt med arbejdet, som forventes afsluttet med udgangen af 2014. For
arkiverne forestår et større arbejde med klargøring af data til den nye version af Arkibas.
Da konsulentordning nu var på plads, inviterede arkivsamvirket Richard Bøllund til på et
informationsmøde i oktober i Alslev at fortælle om SLA’s hjemmesidesystem, der hedder SLA-
cms. Systemet gør det enkelt selv at designe og drive en hjemmeside, og til og med en
hjemmeside, som gør det let at få adgang til mini-Arkibas. Mere end halvdelen af arkiverne i
Varde kommune har fået skabt adgang til udvalgte arkivalier via mini-Arkibas, dog fra ret
forskellige hjemmesider.
[2]
Efter arkivkonsulentens indlæg fortalte Karsten om resultatet af spørgeskemaundersøgelsen
om digitalisering i arkiverne og sluttede af med at anbefale Facebook som et godt
formidlingssted.
I november holdes der hvert år en ”Arkivernes Dag”. Det er bestyrelsens indtryk, at arkiverne
oplever en begrænset interesse, trods de forberedelser og udgifter, der bliver brugt rundt
omkring. Der er et klart behov for at gøre opmærksom på de lokale arkivers eksistens, men
formen skal måske være en helt anden? Arkiverne er forskellige, og aktivitetsniveauet er det
også. Det der er naturligt i et arkiv kan virke meget fremmed i andre.
Ifølge vedtægterne skal arkivsamvirket medvirke til uddannelse af lokalarkivernes
medarbejdere, men i 2013 har arkivsamvirket ikke givet tilskud til kurser. Vi har i bestyrelsen
prioriteret forsikringsfonden, som kan etableres på ganske få år, og så kan vi forhåbentlig igen
støtte kursusvirksomheden. Vi har gennem SLA og Sydvestjyske Arkiver adgang til billige og
alligevel gode kursus. Dertil kommer samværet med folk fra andre arkiver, og de muligheder
for udveksling af erfaringer, kurserne altid giver. Så den del af arkivsamvirkets formål kan vi
ikke undvære. For en del år siden undersøgte arkivsamvirket muligheden for at få kommunale
midler til uddannelse. Den mulighed eksisterede ikke, men der kan være andre, og for
øjeblikket søger arkivsamvirket om fondsstøtte til uddannelse.
I det hele taget er økonomien en opgave, de enkelte arkiver løbende må bruge mange kræfter
på. Vi må fra arkivsamvirket opfordre alle til at sørge for at få betaling for de ydelser, I leverer.
Det nødvendige inventar og udstyr, som skriveborde, IT-udstyr, reoler og arkivæsker koster alt
sammen. Det er dyrt at modtage en større aflevering. Det ved Statens Arkiver, som derfor
tager penge for at modtage arkivalier, men hvis vi små arkiver indførte den politik, fik vi ikke
mange afleveringer. Derfor må vi stå sammen om, at brugerne finder ud af at betale for den
hjælp, de får, uanset om det er til en avis, en bog, en udstilling eller til slægtsforskning.
Så er de kun tilbage at sige tak til alle. Til alle samvirkets 18 arkiver. I giver ikke mange
søvnløse nætter. Tværtimod finder I jer i alle de udspil, der kommer fra bestyrelsen, og til den
vil jeg sige tak for et godt samarbejde og for jeres evne til hver gang at finde en løsning. Til
Gregers, du og jeg er enige om, at den vigtigste post i en bestyrelse er sekretæren. Den post
har du bestridt, siden før arkivsamvirket blev dannet. Nu vil du ikke være med længere. Du
forlader bestyrelsen med ære og respekt, og jeg vil takke dig mange gange på arkivsamvirkets
vegne og personligt for din store hjælp i det daglige arbejde. Tak, Gregers.
Den 26. marts 2014
Arkivsamvirket i Varde kommune
Knud Andreasen / formand