← Alle dokumenter fra Arkivsamvirket
Generalforsamlinger · 2012
Referat fra generalforsamlingen 28. marts 2012
PDF · 3 sider · Kilde: Arkivsamvirket Varde
Hvis dokumentet ikke vises i din browser, kan du åbne eller downloade originalen ovenfor.
Læs dokumentets tekst
Teksten er udtrukket automatisk. Se originalen for tabeller, underskrifter og den oprindelige opsætning.
1
Arkivsamvirket i Varde Kommune
29. marts 2012
v. sekretæren, Gregers Grau
Janderup lokalhistoriske Arkiv
Til Arkivsamvirket i Varde Kommune. (Se fordeling nederst)
Eft.: Udvalget for Kultur og Fritid i Varde Kommune
Att.: Anni Pedersen, Bytoften 2, 6800 Varde
Referat fra generalforsamlingen i Arkivsamvirket i Varde Kommune afholdt onsdag den 28. marts 2012 kl.
14.00 i Hellehallen, Vrenderupvej 40C, 6818 Årre. Mødelokale 3.
Bilag 1: Formandens, Niels Winther Christensen, beretning.
-
2: Regnskabet for år 2011.
-
3: Fordeling af midler år 2012.
-
4: Budgetforslag for år 2012.
Dagsorden:
1. Valg af ordstyrer
2. Beretning v. formanden
3. Regnskab v. kassereren
4. Fordeling af midler for 2012, godkendelse af fordelingsnøglen og budget
5. Orientering
a. Forsikringer v/. forsikringsudvalget
b. Arkibas5 og arkibas.dk v/. Niels
6. Indkomne forslag.
7. Valg
a. Valg til bestyrelsen
På valg er Gregers Grau, Janderup Lokalhistoriske Arkiv, Ole K. Christensen,
Blåvandshuk Lokalhistoriske Arkiv. Gregers og Ole modtager begge genvalg til
bestyrelsen
b. Valg af suppleanter
Herman Hansen er valgt, der skal vælges en suppleant
c. Valg af en revisor
På valg er Frede Møller Kristensen, Ølgod-Strellev Lokalhistoriske Arkiv.
Frede modtager genvalg
8. Eventuelt
Formanden, Niels Winther Christensen (NWC) bød kl. 14.00 velkommen til de 45 fremmødte, alle 18
arkiver var repræsenteret, og generalforsamlingen gik i gang.
Ad 1: Som ordstyrer valgtes Hans Ole Villadsen, Alslev, der konstaterede, at generalforsamlingen var
beslutningsdygtig. Der var ingen bemærkninger hertil.
Ad 2: Beretningen:
2
Medsendes/vedlægges som bilag 2. Beretningen blev taget til efterretning med akklamation. NWC tilføjede,
at selvom han trak sig fra bestyrelsesarbejdet, ville han fortsætte i IT-udvalget.
Ad 3: Regnskabet blev forelagt af kassereren, Knud Andreasen, Varde.
Medsendes/vedlægges som bilag 3. Regnskabet godkendtes uden bemærkninger.
Ad 4: Fordelingen af de rådige midler for år 2012 og forslaget for budget for år 2012.
Medsendes/vedlægges som bilag 3 & 4. Punktet blev forelagt af Gregers Grau (GG), Janderup.
Øse historiske Forening gjorde opmærksom på, at man var glemt m. h. til betaling af INTERNET. Dette
blev taget til efterretning, og der rettedes ikke de fremsatte forslag. Kassereren og GG mente, at pengene
kunne findes i beløbet afsat til uddannelse. Forslagene godkendtes med ovenstående bemærkning.
Ad 5 a: Forsikringer.
Punktet blev på udvalgets vegne fremlagt af Ole K. Christensen, Blåvandshuk.
Man havde undersøgt forsikringsmarkedet, og fundet, at det var dyrt at forsikre. En undersøgelse i
Arkivsamvirket viste, at ”kun” 3 arkiver havde en forsikring, og at der aldrig havde været behov for
erstatninger. Udvalgets konklusion var, at Arkivsamvirket anbefales ad åre at opspare en forsikringspulje på
50.000 kr., og der bliver en selvrisiko på 3.000 kr./hændelse. Dette forslag nød fremme, og udvalget vil
kontakte kommunen for en orientering inden videre behandling af sagen. Man håber derefter, at kunne
komme med en udmelding (forsikringsbetingelser mv.) til et formandsmøde sidst på året, og så fremsætte et
forslag til godkendelse på næste ordinære generalforsamling.
Ad 5 b: ARKIBAS
NWC oplyste, at der ikke var sket ret meget på det sidste. Han er med i SLA´s følgegruppe på området, og
han håbede, at de nye opdateringer kunne være klar tidligt næste år. Alle arkiver opfordredes til at få deres
arkivalier og billeder klargjort til overførsel til de nye opdateringer af Arkibas.
Ad 6: Der var ikke indkommet forslag til bestyrelsen.
Ordstyren, Hans Ole Villadsen gjorde opmærksom på en mindre fejl i vedtægternes § 7 Ændring af
vedtægter. I 1. linie står: Ændring af disse vedtægter kan foretages på det årlige ordinære møde. Punktet
rettes til: Ændring af disse vedtægter kan foretages på den årlige ordinære generalforsamling. Dette blev
vedtaget uden bemærkning.
Ad 7: Valg:
Ole K. Christensen, Blåvandshuk og Gregers Grau, Janderup genvalgtes til bestyrelsen.
Som suppleant til bestyrelsen nyvalgtes Ove Villadsen, Starup.
Som revisor genvalgtes Frede Møller Kristensen, Ølgod-Strellev.
(Førstesuppleanten, Herman Hansen, Årre, indtræder i bestyrelsen, da NWC jf. beretningen, trækker sig af
personlige grunde.)
Ad 8: Eventuelt.
Der opfordredes til at indsende artikler til ”Vestjyske fortællere” for at synliggøre arkiverne.
NWC orienterede og viste formidlingsplatformen www.issuu.com , og opfordrede alle til at deltage i Varde
kommunes møde torsdag den 12. april kl. 19.00 på Næsbjerghus om ”Ny politik for samspillet mellem de
frivillige og Varde kommune”. (Tilmelding cech@varde.dk eller tlf.: 7994 6964 senest 10. april)
Bestyrelsen opfordredes til at undersøge fælles tilvejebringelse af historiske kort. (Øse arkiv)
Aage Tiersgaard, Næsbjerg, takkede formanden, Niels Winther Christensen for sit store arbejde i
Arkivsamvirket.
Ordstyreren anbefalede bogen: ”Danske Landsbyer” af Erland Porsmose, ISBN: 978-87-02-01690-1.
Carsten Madsen, Ansager, viste og forklarede, hvordan QR-koder kunne anvendes i arkivtjenesten og også
til informationsformidling ved bl.a. seværdige steder. (QR-koder ses i dag i udstragt grad anvendt i trykte
reklamer.)
3
Generalforsamlingen sluttede ca. 15.45
Referent:
Ordstyrer:
Sign.
Sign.
Gregers Grau
Hans Ole Villadsen
Fordeling: 1 eksemplar/arkiv, samt til Varde kommune (alle via mail):
Agerbæk Lokalhistoriske Arkiv
Alslev Sognearkiv
Ansager Lokalhistoriske Arkiv
Billum Lokalhistoriske Arkiv
Blåbjerg Lokalhistoriske Arkiv
Blåvandshuk Lokalhistoriske Arkiv
Fåborg Omegns Historiske Forening
Horne Lokalhistoriske Arkiv
Janderup Lokalhistoriske Arkiv
Næsbjerg Sognearkiv
Skovlund Sognearkiv
Thorstrup Sognearkiv
Tistrup-Hodde Lokalhistoriske Arkiv
Varde Lokalhistoriske Arkiv
Vester Starup Historiske Forening
Ølgod-Strellev Lokalhistoriske
Øse Historiske Forening
Lokalhistoriske Arkiv for Årre
IT-GRUPPEN/ Hjemmesiden
Att: Karsten Madsen, Ansager Arkiv
samt til protokollen (=Et underskrevet expl.)
Arkivsamvirket i Varde Kommune
29. marts 2012
v. sekretæren, Gregers Grau
Janderup lokalhistoriske Arkiv
Til Arkivsamvirket i Varde Kommune. (Se fordeling nederst)
Eft.: Udvalget for Kultur og Fritid i Varde Kommune
Att.: Anni Pedersen, Bytoften 2, 6800 Varde
Referat fra generalforsamlingen i Arkivsamvirket i Varde Kommune afholdt onsdag den 28. marts 2012 kl.
14.00 i Hellehallen, Vrenderupvej 40C, 6818 Årre. Mødelokale 3.
Bilag 1: Formandens, Niels Winther Christensen, beretning.
-
2: Regnskabet for år 2011.
-
3: Fordeling af midler år 2012.
-
4: Budgetforslag for år 2012.
Dagsorden:
1. Valg af ordstyrer
2. Beretning v. formanden
3. Regnskab v. kassereren
4. Fordeling af midler for 2012, godkendelse af fordelingsnøglen og budget
5. Orientering
a. Forsikringer v/. forsikringsudvalget
b. Arkibas5 og arkibas.dk v/. Niels
6. Indkomne forslag.
7. Valg
a. Valg til bestyrelsen
På valg er Gregers Grau, Janderup Lokalhistoriske Arkiv, Ole K. Christensen,
Blåvandshuk Lokalhistoriske Arkiv. Gregers og Ole modtager begge genvalg til
bestyrelsen
b. Valg af suppleanter
Herman Hansen er valgt, der skal vælges en suppleant
c. Valg af en revisor
På valg er Frede Møller Kristensen, Ølgod-Strellev Lokalhistoriske Arkiv.
Frede modtager genvalg
8. Eventuelt
Formanden, Niels Winther Christensen (NWC) bød kl. 14.00 velkommen til de 45 fremmødte, alle 18
arkiver var repræsenteret, og generalforsamlingen gik i gang.
Ad 1: Som ordstyrer valgtes Hans Ole Villadsen, Alslev, der konstaterede, at generalforsamlingen var
beslutningsdygtig. Der var ingen bemærkninger hertil.
Ad 2: Beretningen:
2
Medsendes/vedlægges som bilag 2. Beretningen blev taget til efterretning med akklamation. NWC tilføjede,
at selvom han trak sig fra bestyrelsesarbejdet, ville han fortsætte i IT-udvalget.
Ad 3: Regnskabet blev forelagt af kassereren, Knud Andreasen, Varde.
Medsendes/vedlægges som bilag 3. Regnskabet godkendtes uden bemærkninger.
Ad 4: Fordelingen af de rådige midler for år 2012 og forslaget for budget for år 2012.
Medsendes/vedlægges som bilag 3 & 4. Punktet blev forelagt af Gregers Grau (GG), Janderup.
Øse historiske Forening gjorde opmærksom på, at man var glemt m. h. til betaling af INTERNET. Dette
blev taget til efterretning, og der rettedes ikke de fremsatte forslag. Kassereren og GG mente, at pengene
kunne findes i beløbet afsat til uddannelse. Forslagene godkendtes med ovenstående bemærkning.
Ad 5 a: Forsikringer.
Punktet blev på udvalgets vegne fremlagt af Ole K. Christensen, Blåvandshuk.
Man havde undersøgt forsikringsmarkedet, og fundet, at det var dyrt at forsikre. En undersøgelse i
Arkivsamvirket viste, at ”kun” 3 arkiver havde en forsikring, og at der aldrig havde været behov for
erstatninger. Udvalgets konklusion var, at Arkivsamvirket anbefales ad åre at opspare en forsikringspulje på
50.000 kr., og der bliver en selvrisiko på 3.000 kr./hændelse. Dette forslag nød fremme, og udvalget vil
kontakte kommunen for en orientering inden videre behandling af sagen. Man håber derefter, at kunne
komme med en udmelding (forsikringsbetingelser mv.) til et formandsmøde sidst på året, og så fremsætte et
forslag til godkendelse på næste ordinære generalforsamling.
Ad 5 b: ARKIBAS
NWC oplyste, at der ikke var sket ret meget på det sidste. Han er med i SLA´s følgegruppe på området, og
han håbede, at de nye opdateringer kunne være klar tidligt næste år. Alle arkiver opfordredes til at få deres
arkivalier og billeder klargjort til overførsel til de nye opdateringer af Arkibas.
Ad 6: Der var ikke indkommet forslag til bestyrelsen.
Ordstyren, Hans Ole Villadsen gjorde opmærksom på en mindre fejl i vedtægternes § 7 Ændring af
vedtægter. I 1. linie står: Ændring af disse vedtægter kan foretages på det årlige ordinære møde. Punktet
rettes til: Ændring af disse vedtægter kan foretages på den årlige ordinære generalforsamling. Dette blev
vedtaget uden bemærkning.
Ad 7: Valg:
Ole K. Christensen, Blåvandshuk og Gregers Grau, Janderup genvalgtes til bestyrelsen.
Som suppleant til bestyrelsen nyvalgtes Ove Villadsen, Starup.
Som revisor genvalgtes Frede Møller Kristensen, Ølgod-Strellev.
(Førstesuppleanten, Herman Hansen, Årre, indtræder i bestyrelsen, da NWC jf. beretningen, trækker sig af
personlige grunde.)
Ad 8: Eventuelt.
Der opfordredes til at indsende artikler til ”Vestjyske fortællere” for at synliggøre arkiverne.
NWC orienterede og viste formidlingsplatformen www.issuu.com , og opfordrede alle til at deltage i Varde
kommunes møde torsdag den 12. april kl. 19.00 på Næsbjerghus om ”Ny politik for samspillet mellem de
frivillige og Varde kommune”. (Tilmelding cech@varde.dk eller tlf.: 7994 6964 senest 10. april)
Bestyrelsen opfordredes til at undersøge fælles tilvejebringelse af historiske kort. (Øse arkiv)
Aage Tiersgaard, Næsbjerg, takkede formanden, Niels Winther Christensen for sit store arbejde i
Arkivsamvirket.
Ordstyreren anbefalede bogen: ”Danske Landsbyer” af Erland Porsmose, ISBN: 978-87-02-01690-1.
Carsten Madsen, Ansager, viste og forklarede, hvordan QR-koder kunne anvendes i arkivtjenesten og også
til informationsformidling ved bl.a. seværdige steder. (QR-koder ses i dag i udstragt grad anvendt i trykte
reklamer.)
3
Generalforsamlingen sluttede ca. 15.45
Referent:
Ordstyrer:
Sign.
Sign.
Gregers Grau
Hans Ole Villadsen
Fordeling: 1 eksemplar/arkiv, samt til Varde kommune (alle via mail):
Agerbæk Lokalhistoriske Arkiv
Alslev Sognearkiv
Ansager Lokalhistoriske Arkiv
Billum Lokalhistoriske Arkiv
Blåbjerg Lokalhistoriske Arkiv
Blåvandshuk Lokalhistoriske Arkiv
Fåborg Omegns Historiske Forening
Horne Lokalhistoriske Arkiv
Janderup Lokalhistoriske Arkiv
Næsbjerg Sognearkiv
Skovlund Sognearkiv
Thorstrup Sognearkiv
Tistrup-Hodde Lokalhistoriske Arkiv
Varde Lokalhistoriske Arkiv
Vester Starup Historiske Forening
Ølgod-Strellev Lokalhistoriske
Øse Historiske Forening
Lokalhistoriske Arkiv for Årre
IT-GRUPPEN/ Hjemmesiden
Att: Karsten Madsen, Ansager Arkiv
samt til protokollen (=Et underskrevet expl.)