Referat fra bestyrelsesmødet den 24. september 2013 i Janderup

Janderup, den 26. september 2013.

Arkivsamvirket i Varde kommune v. sekretæren,
Gregers Grau, Janderup






Til Bestyrelsen i Arkivsamvirket i Varde kommune. (fordeling: Se nederst)



Eft: Supleanten (fordeling: Se nederst)

Referat fra bestyrelsesmøde (4/2013) tirsdag den 24.september 2013 kl. 14:00 i
Janderup Lokalhistoriske Arkiv, Nybrovej 32, Janderup.
Dagsorden:
1. Godkendelse af mødereferat fra mødet i Oksbøl den 23. april 2013
2. Kort orientering:
Økonomi v/ Ole
Konsulentordningen v/ Knud
Samarbejde omkring digitalisering. Status v/Karsten
3. Opdatering af Årsplan 2009-2012
4. Opdatering af hjemmeside
5. Workshop vedr. håndtering af aviser
6. Næste bestyrelsesmøde
7. Eventuelt

Alle mødt.

Ad pkt. 1: Referatet godkendtes.
Ad pkt. 2: Orientering:

Økonomi: Ole forelagde kopi af bankudskriften med følgende bemærkninger. Horne og
Årre arkiver havde ikke modtaget driftstilskud/2013, da de ikke havde indsendt
kontooplysninger til kassereren. Kommunens tilskud på 10.751 kr.til konsulenttjenesten
giver god likviditet, og der hensættes 10.000 kr. til forsikringsfonden. Knud bad Ole om
i forsikringsudvalget at se nærmere på, om der var ansvarsområder (arbejdsskade og
vandskade), der kunne give forsikringsmæssige problemer.


Konsulentordningen: Knud refererede mødet ved kommunen, hvor Arkivsamvirket blev
opfordret til at søge tilskud til den fælles konsulentordning i SVA (Det tidligere RAL),
og ansøgningen blev positivt modtaget og betalingen for 2013 fremgår i Oles beretning.
Knud vil bekendtgøre for alle arkiver, at de skal gøre brug af ordningen.

Knud vil lave aftale med konsulenten om at få et informationsmøde om SLA´s
hjemmesideløsning og mini-ARKIBAS) en gang i november måned. Deltagere: 2
personer/arkiv og mødested: Alslev?

Digitalisering: Karsten foreholdt, at spørgeskemaundersøgelsen viste, at alle arkiverne
stort set håndterede digitaliseringen af arkivmaterialerne uden nævneværdige
problemer, og var der mindre problemer, søgte man hjælp hos naboarkiver. Karsten vil
lave en kort vejledning til arkiverne, med generelle anvisninger og herunder henvisning
til at finde yderligere hjælp.
Ad pkt. 3: Årsplan:

Gregers forelagde den rettede Årsplan 2013 - 2015 som godkendtes som et
arbejdsredskab for bestyrelsen, og som sendes til efterretning for Kulturudvalget i
Varde kommune.
Ad pkt. 4: Hjemmeside. Karsten gav et bud på, hvordan en hjemmeside kunne se ud. Som
eksempel vistes Ansagers. Det væsentlige er formidling og herunder samspil arkiv –
borgere. Han fremhævede, at f. eks. billeder lagt ud for at søge supplerende
informationer gav god respons fra læserne, og at der var mange, som var rejst fra
Ansager, der stadig fulgte med på nettet for at se, hvad der skete i Ansager, og som også
kom med tilbagemeldinger til arkivet. Arkivsamvirkets egen hjemmeside kan nærmest
betegnes som en elektronisk adresseliste, og Knud nævnte, at han mest benyttede
Arkivsamvirkets trykte adresseliste til at finde oplysninger om det enkelte arkiv.
Facebook anbefaledes af Karsten, som et godt formidlingssted for et arkiv.
Ad pkt. 5: Håndtering af aviser.

Gregers gav et bud på håndtering af avisudklip. Registrering i ARKIBAS syntes at være
omstændeligt og tidskrævende. Klippes artikler ud, skal de enten elektronisk kopieres
eller gemmes i en udklipsmappe. Gemmer man hele avisen skal der ”kun” laves
henvisning dertil i ARKIBAS, men skal artiklen kunne læses elektronisk, så er det
nødvendig at lave en fil med billeder i en rimelig opløsning. Det fylder meget i
computeren og Karsten gav et bud på at billeder skal gemmes i tre ”systemer” for at

sikre fremtidig adgang til billeder. De bør gemmes i ”skyen” f. eks. Flickr, på en USB-
nøgle og på harddisken. Ansager arkiv fotograferer avisartikler fra gl. udklipsmapper,
klipper artiklen elektronisk og lagrer optagelserne i et register. Vi kom langt omkring
under dette punkt!
Ad pkt. 6: Næste bestyrelsesmøde aftaltes til tirsdag den 7. januar 2014 eftermiddag i Årre arkiv.

Ad pkt. 7: Eventuelt. Ingen bem.













Mødet sluttede kl. 16.10.



Gregers Grau
sekretær

Fordeling:

Hjemmesiden (via Karsten)

Protokol (Knud)

Herman Hansen (mail)

Knud Andreasen (mail)

Karsten Madsen (mail)

Ole Kiilerich Christensen (mail)

Gregers Grau (mail)

Ove Villadsen (mail) (Suppleant)

Lissi Møller Kristensen (mail) (Suppleant)