Referat fra bestyrelsesmødet den 23. april 2013 i Oksbøl

1






Janderup, den 26. april 2013.
Arkivsamvirket i Varde kommune v. sekretæren,
Gregers Grau, Janderup






Til Bestyrelsen i Arkivsamvirket i Varde kommune. (fordeling: Se nederst)



Eft: Supleanten (fordeling: Se nederst)

Referat fra bestyrelsesmøde (2/2013) tirsdag den 23. april 2013 kl. 14:00 i Blåvands-
huk Lokalhistoriske Arkiv, Kirkegade 3, 6840 Oksbøl

Dagsorden:
1. Godkendelse af mødereferat fra mødet i Varde den 27. februar 2013
2. Evaluering af generalforsamlingen
3. Kort orientering:
Økonomi v/ Ole
Arbejdet med en forsikringsaftale v/ Ole
Samarbejde omkring digitalisering. Status v/Karsten
Møde med kulturudvalget v/ Gregers og Knud
.
SLA kredsmøde i Vejle v/ Ole og Knud

4. Opdatering af Årsplan 2009-2012
5. Workshop vedr. håndtering af aviser
6. Næste bestyrelsesmøde
7. Eventuelt

Alle mødt.

Ad 1: Referatet godkendt.

Ad 2: Vedr. generalforsamlingen.
Det blev bekræftet, at bestyrelsen havde konstitueret sig umiddelbart efter generalforsamlingen,
og at den fortsætter uændret.
Alle syntes, at generalforsamlingen var gået godt. Til næste generalforsamling vil vi have et
arkivfagligt indlæg. (Alslev har tilbudt lokale til næste års afholdelse.)
Ad 3: Økonomi.
Kasereren nævnte:
-
at vi var tildelt 2000.-kr. mindre, end vi havde planlagt,

2

-
at 5 arkiver endnu ikke havde oplyst deres bankkonti, og derfor ikke havde fået deres
tilskud.
-
at Øse arkiv ”kun” skal have 1000,- kr til INTERNET og
-
at regnskabet ser tilfredsstillende ud.
Ad 3: Forsikringsaftalen.
Udvalget følger udviklingen m.h. til, at ansvarsforsikring kan blive aktuelt, og at der fra anden
side forsøges, at få forsikringsordningen ind under kommunernes forsikringsordning med udsigt til
en billigere forsikring.
Ad 3: Digitalisering.
Karsten orienterede om de til dato indkomne oplysninger fra arkiverne. (Der mangler fra enkelte
arkiver). Det ser ud til, at overspilning af film foretages eksternt. At man selv er i stand til at
digitalisere kassettebånd og videoer. Og at arkiverne er rimeligt selvhjulpne med computere og
skannere. Karsten nævnte, at det er et problem at opfange relevante informationer fra hjemmesider.
Vi laver til efteråret en workshop om digitalisering og om sikker back up af filer. Der skal evt.
findes fondsmidler til sikker opbevaring af filer.
Ad 3: Mødet ved kulturudvalget:
Knud og Gregers orienterede kort om et udmærket/kort møde med udvalget. Vi blev opfordret til at
søge udvalget om penge til betalingen af konsulentordningen. Knud laver en skrivelse.
Ad 3: Kredsmødet ved SLA.
Det nævntes, bl.a., at SLA forsøger sammen med ODA (Organisationen af Danske Arkiver) at få en
generel aftale med COPYDAN om brug af copyright- materialer i form af en årlig betaling for
benyttelse af klausuleret materiale. Der bliver måske tale om 200,- kr./arkiv/år.
ARKIBAS 5-projektet søger fondsmidler for at kunne fortsættes.
Samarbejdet mellem ODA og SLA forløber tilfredsstillende.
Ad 4: Årsplan.
Planen skal være Arkivsamvirkets holdning til vort fortsatte arbejde. Gregers laver enkelte
redaktionelle rettelser og Knud spørger tidligere formand om aktuelle data for arkivernes
beholdninger af forsk. materialer.
Ad. 5: Avisudklip.
Alle arkiver har sit eget system. Karsten og Gregers undersøger arkivernes måde at administrere på,
og give et bud på en hensigtsmæssig opbevaring. Ligeledes, hvordan man elektronisk (f. eks. i

3

Statstidende) kan finde relevante informationer (udklip) til arkivering/henvisning. Der planlægges,
at afholde en workshop over emnet senere på året.
Ad 6: Næste bestyrelsesmøde.
Janderup lokalhistoriske Arkiv, Aktivitetshuset, Nybrovej 32, Janderup: Tirsdag d. 24. september
2013 kl. 14.00.
Ad 7: Eventuelt
Ingen bemærkninger.

Mødet sluttede kl. 15.50, hvorefter der var kaffebord.



Gregers Grau
sekretær

Fordeling:

Hjemmesiden (via Karsten)

Protokol (Knud)

Herman Hansen (mail)

Knud Andreasen (mail)

Karsten Madsen (mail)

Ole Kiilerich Christensen (mail)

Gregers Grau (mail)

Ove Villadsen (mail) (Suppleant)

Lissi Møller Kristensen (mail) (Suppleant)