← Alle dokumenter fra Arkivsamvirket
Generalforsamlinger · 2012
Bilag 1 - Formandens beretning for 2012
PDF · 3 sider · Kilde: Arkivsamvirket Varde
Hvis dokumentet ikke vises i din browser, kan du åbne eller downloade originalen ovenfor.
Læs dokumentets tekst
Teksten er udtrukket automatisk. Se originalen for tabeller, underskrifter og den oprindelige opsætning.
Arkivsamvirket i Varde Kommune
Beretning for året 2012 aflagt ved Samvirkets 5. generalforsamling, der
blev afholdt den 12. marts 2013 i Kulturhuset i Nr. Nebel
Vi afholder i dag den femte generalforsamling i Arkivsamvirkets historie. De første
fire med Niels Winther som formand. Niels trak sig sidste år og har efterladt en
veltrimmet organisation med fornuftige arbejdsgange og et godt forhold til
omverdenen.
Der er rundt om i landets kommuner stor forskel på, hvordan arkivverdenen er
organiseret, og hvordan den fungerer. Vi kan her i Varde kommune være stolte af
at have et samarbejde arkiverne imellem, som omverdenen misunder os, og det
har Niels en meget stor del af æren for.
Det er ikke en selvfølge her kun seks år efter kommunalreformen, at den del af
kommunen, som vi tilhører, fungerer. Vi kan konstatere, at i det store katalog af
opgaver sammenlægningen af de fem kommuner medførte, har der ikke været det
helt store fokus på arkivverdenen. Vi har fået lov til selv at skabe rammerne, og
det kan jo også være godt nok. Det er arbejdskrævende, og man skal have nogle
klare mål.
Den opgave har du løst Niels, og du har lagt tingene tilrette, så vi i bestyrelsen nu
kan koncentrere os om at finpudse samvirket og stille og roligt få implementeret
de idéer, du har efterladt.
I det forløbne år er der sket følgende:
Bestyrelsen har været samlet fire gange. Ikke efter en fast plan, men efter behov.
Meget kan klares i dag med et mailsystem.
Samvirkets 18 arkiver har bidraget med billeder til Varde Museums bogudgivelse,
der hedder ”100 Fortællinger” og udkom i forbindelse med Museets 100 års
jubilæum i maj.
Formand og sekretær har været til et uformelt møde med Kirstine Gottlieb og Anni
Pedersen fra Kultur og Fritid med der formål at få hilst på hinanden.
Vores kasserer Ole Kiilerich har forsøgt at følge lidt med i, hvad der sker i
Nationalpark Vadehavet. Han melder tilbage, at der produceres store mængder
papir.
Ansager Lokalhistoriske Arkiv er flyttet til den tidligere stationsbygning ved
Brugsen.
Arkivet i Horne hedder fremover Horne Sognearkiv.
Ølgod-Strellev Lokalhistoriske Arkiv fik opfyldt et ønske om at flytte til stuetagen
og holdt åbent hus lørdag den 15. september.
Den landsdækkende Arkivernes Dag var den 10. november, og arkiverne har
udnyttet dagen efter ønske. Vi er forskellige og har forskellige muligheder.
Arkivsamvirket nedsatte i 2011 tre udvalg:
Ole Kiilerich, Hans Ole Villadsen og Gunnar Andreasen fik til opgave at komme med
et oplæg til en fælles forsikringsordning. Fremlægges til godkendelse i dag.
[2]
Karsten Madsen, Niels Winther, Erling Hansen og Frede Madsen sørger for, at vores
fælles hjemmeside er opdateret og brugervenlig. Udvalget står også bag et
spørgeskema til arkiverne om, hvor langt man er med digitalisering og udstyr
hertil.
Leo Mathiasen, Arne Asp Sørensen og Børge Hansen forsøger at samle arkivernes
erfaring med forskellige måder at afvikle Arkivernes Dag på.
Det kommunale tilskud har gennem årene været som følger:
For året 2009
154.116,-
For året 2010
170.347,-
For året 2011
161.095,-
For året 2012
164.000,-
Desuden betaler kommunen den årlige licens for arkivernes brug af Arkibas.
Arkivsamvirket koordinerer og betaler arkivernes forbrug af de mest anvendte
hjælpemidler nemlig arkivæsker, arkivmapper, arkivkuverter og plastik clips. For
at spare fragtomkostninger leveres hjælpemidlerne til Varde Lokalhistoriske Arkiv
på Rådhuset i Varde, hvor arkiverne kan hente til det løbende forbrug.
Alle arkiver bruger Arkibas, som vi har adgang til via nettet, men vi har forskellige
betingelser. Nogle arkiver er på kommunens netværk, mens andre selv betaler for
internetopkobling. For disse sidste betaler Arkivsamvirket udgifterne, men kun
med et maksimumbeløb på 2.000,- kr. pr. år.
Det er fra Arkivsamvirkets start besluttet at støtte deltagelse i arkivuddannelsen
(modulkurser) og Arkibas-kurser, som de udbydes af SLA, RAL og andre.
Efterhånden har de fleste været gennem kursusforløbene. I 2012 blev der til
refusion af arkivernes kursusudgifter udbetalt 10.200,- kr.
Richard Bøllund, som alle kender som RALs kursusmedarbejder, har også en
funktion som konsulent for lokalarkiverne. Om arkiverne i Varde kommune er en
del af Richard Bøllunds område, er det først her for nylig lykkedes mig at finde ud
af. Det sidste, der findes på skrift, er et referat fra et arkivledermøde i september
2010, hvor man besluttede at deltage i ordningen i 2011 med beløbet 7.300 kr.
Der har ikke for 2012 været nogen aftale, hvilket dog ikke har forhindret os i at
trække på konsulenten. Jeg har forsøgt gennem henvendelse til RAL at få aftalt en
ordning for 2013 med det forbehold, at en sådan aftale skal godkendes på denne
generalforsamling. Arkivsamvirkets vedtægter indeholder nemlig ikke noget om, at
arkiverne skal have konsulentbistand til rådighed.
Arkivsamvirket skal ifølge vedtægterne arbejde for et §7-arkiv. Der refereres til
Arkivloven, der handler om de offentlige arkivers arbejde og dermed ikke om os. Vi
er jo private arkiver, men ifølge arkivlovens §7 kan kommunerne oprette arkiver
med det formål at… osv. Alternativt kan kommunerne vælge at aflevere deres
arkivalier til Statens Arkiver.
Det må være kommunens afgørelse, hvad de vil gøre med deres arkivalier. Jeg kan
ikke se, hvordan vi skal kunne påvirke deres beslutning. Af interesse for
Arkivsamvirket er måske, at hvis kommunen vælger at etablere et §7-arkiv, eller
som det kaldes i mange byer et stadsarkiv, må det antages at blive med
[3]
professionelle arkivmedarbejdere, der så i en eller anden udstrækning kunne
fungere som konsulenter for lokalarkiverne. Som jeg er orienteret, har kommunen
ingen planer om at oprette et §7-arkiv.
Til slut vil jeg gerne takke alle arkiver for et godt samarbejde og ikke mindst tak til
en aktiv og altid engageret bestyrelse.
Den 12. marts 2013
Arkivsamvirket i Varde komune
Knud Andreasen / formand
Beretning for året 2012 aflagt ved Samvirkets 5. generalforsamling, der
blev afholdt den 12. marts 2013 i Kulturhuset i Nr. Nebel
Vi afholder i dag den femte generalforsamling i Arkivsamvirkets historie. De første
fire med Niels Winther som formand. Niels trak sig sidste år og har efterladt en
veltrimmet organisation med fornuftige arbejdsgange og et godt forhold til
omverdenen.
Der er rundt om i landets kommuner stor forskel på, hvordan arkivverdenen er
organiseret, og hvordan den fungerer. Vi kan her i Varde kommune være stolte af
at have et samarbejde arkiverne imellem, som omverdenen misunder os, og det
har Niels en meget stor del af æren for.
Det er ikke en selvfølge her kun seks år efter kommunalreformen, at den del af
kommunen, som vi tilhører, fungerer. Vi kan konstatere, at i det store katalog af
opgaver sammenlægningen af de fem kommuner medførte, har der ikke været det
helt store fokus på arkivverdenen. Vi har fået lov til selv at skabe rammerne, og
det kan jo også være godt nok. Det er arbejdskrævende, og man skal have nogle
klare mål.
Den opgave har du løst Niels, og du har lagt tingene tilrette, så vi i bestyrelsen nu
kan koncentrere os om at finpudse samvirket og stille og roligt få implementeret
de idéer, du har efterladt.
I det forløbne år er der sket følgende:
Bestyrelsen har været samlet fire gange. Ikke efter en fast plan, men efter behov.
Meget kan klares i dag med et mailsystem.
Samvirkets 18 arkiver har bidraget med billeder til Varde Museums bogudgivelse,
der hedder ”100 Fortællinger” og udkom i forbindelse med Museets 100 års
jubilæum i maj.
Formand og sekretær har været til et uformelt møde med Kirstine Gottlieb og Anni
Pedersen fra Kultur og Fritid med der formål at få hilst på hinanden.
Vores kasserer Ole Kiilerich har forsøgt at følge lidt med i, hvad der sker i
Nationalpark Vadehavet. Han melder tilbage, at der produceres store mængder
papir.
Ansager Lokalhistoriske Arkiv er flyttet til den tidligere stationsbygning ved
Brugsen.
Arkivet i Horne hedder fremover Horne Sognearkiv.
Ølgod-Strellev Lokalhistoriske Arkiv fik opfyldt et ønske om at flytte til stuetagen
og holdt åbent hus lørdag den 15. september.
Den landsdækkende Arkivernes Dag var den 10. november, og arkiverne har
udnyttet dagen efter ønske. Vi er forskellige og har forskellige muligheder.
Arkivsamvirket nedsatte i 2011 tre udvalg:
Ole Kiilerich, Hans Ole Villadsen og Gunnar Andreasen fik til opgave at komme med
et oplæg til en fælles forsikringsordning. Fremlægges til godkendelse i dag.
[2]
Karsten Madsen, Niels Winther, Erling Hansen og Frede Madsen sørger for, at vores
fælles hjemmeside er opdateret og brugervenlig. Udvalget står også bag et
spørgeskema til arkiverne om, hvor langt man er med digitalisering og udstyr
hertil.
Leo Mathiasen, Arne Asp Sørensen og Børge Hansen forsøger at samle arkivernes
erfaring med forskellige måder at afvikle Arkivernes Dag på.
Det kommunale tilskud har gennem årene været som følger:
For året 2009
154.116,-
For året 2010
170.347,-
For året 2011
161.095,-
For året 2012
164.000,-
Desuden betaler kommunen den årlige licens for arkivernes brug af Arkibas.
Arkivsamvirket koordinerer og betaler arkivernes forbrug af de mest anvendte
hjælpemidler nemlig arkivæsker, arkivmapper, arkivkuverter og plastik clips. For
at spare fragtomkostninger leveres hjælpemidlerne til Varde Lokalhistoriske Arkiv
på Rådhuset i Varde, hvor arkiverne kan hente til det løbende forbrug.
Alle arkiver bruger Arkibas, som vi har adgang til via nettet, men vi har forskellige
betingelser. Nogle arkiver er på kommunens netværk, mens andre selv betaler for
internetopkobling. For disse sidste betaler Arkivsamvirket udgifterne, men kun
med et maksimumbeløb på 2.000,- kr. pr. år.
Det er fra Arkivsamvirkets start besluttet at støtte deltagelse i arkivuddannelsen
(modulkurser) og Arkibas-kurser, som de udbydes af SLA, RAL og andre.
Efterhånden har de fleste været gennem kursusforløbene. I 2012 blev der til
refusion af arkivernes kursusudgifter udbetalt 10.200,- kr.
Richard Bøllund, som alle kender som RALs kursusmedarbejder, har også en
funktion som konsulent for lokalarkiverne. Om arkiverne i Varde kommune er en
del af Richard Bøllunds område, er det først her for nylig lykkedes mig at finde ud
af. Det sidste, der findes på skrift, er et referat fra et arkivledermøde i september
2010, hvor man besluttede at deltage i ordningen i 2011 med beløbet 7.300 kr.
Der har ikke for 2012 været nogen aftale, hvilket dog ikke har forhindret os i at
trække på konsulenten. Jeg har forsøgt gennem henvendelse til RAL at få aftalt en
ordning for 2013 med det forbehold, at en sådan aftale skal godkendes på denne
generalforsamling. Arkivsamvirkets vedtægter indeholder nemlig ikke noget om, at
arkiverne skal have konsulentbistand til rådighed.
Arkivsamvirket skal ifølge vedtægterne arbejde for et §7-arkiv. Der refereres til
Arkivloven, der handler om de offentlige arkivers arbejde og dermed ikke om os. Vi
er jo private arkiver, men ifølge arkivlovens §7 kan kommunerne oprette arkiver
med det formål at… osv. Alternativt kan kommunerne vælge at aflevere deres
arkivalier til Statens Arkiver.
Det må være kommunens afgørelse, hvad de vil gøre med deres arkivalier. Jeg kan
ikke se, hvordan vi skal kunne påvirke deres beslutning. Af interesse for
Arkivsamvirket er måske, at hvis kommunen vælger at etablere et §7-arkiv, eller
som det kaldes i mange byer et stadsarkiv, må det antages at blive med
[3]
professionelle arkivmedarbejdere, der så i en eller anden udstrækning kunne
fungere som konsulenter for lokalarkiverne. Som jeg er orienteret, har kommunen
ingen planer om at oprette et §7-arkiv.
Til slut vil jeg gerne takke alle arkiver for et godt samarbejde og ikke mindst tak til
en aktiv og altid engageret bestyrelse.
Den 12. marts 2013
Arkivsamvirket i Varde komune
Knud Andreasen / formand