Referat fra bestyrelsesmødet den 20. april 2012

1

Arkivsamvirket i Varde kommune v. sekretæren,
Gregers Grau, Janderup




Janderup, den 22. april 2012


Til Bestyrelsen i Arkivsamvirket i Varde kommune. (fordeling: Se nederst)


Eft: Supleanten (fordeling: Se nederst)

Referat fra konstituerende bestyrelsesmøde (2/2012) fredag den 20. april kl. 09.30 i Janderup
lokalhistoriske Arkivs lokaler, Aktivitetshuset, Nybrovej 32, 6851 Janderup.

Bilag: Adresselisten af 24. april 2012 (Opdateret)
Dagsorden:
1. Tilbagemelding på generalforsamlingen. (alle)
2. Fordeling af opgaver på de enkelte funktioner i bestyrelsen (alle)
a. Poster i forsk. udvalg jf. adresselisten (bilag) (genvalg?)
-
IT/Webside
-
Forsikring
-
Arkivernes dag/PR
-
Nye udvalg, eller lukke bestående?
b. Kontakt til Varde kommune (Formand?)
c. INTERNET (opkoblingsproblemer?)
d. Hjemmesiden?
e. Lokaleproblemer?
f. Medlem af Varde Museums bestyrelse?
g. Referater fra møder? (sekretæren)
h. Regnskab? (kassereren)
i. Forvaltning af indkøbte hjælpemidler??
j. Adresselisten a´jour? (sekretæren)
k. Indkaldelse til bestyrelsesmøder? (formand/sekretær)
3. Konstituering, valg af:
a. Formand:
b. Sekretær:
c. Kasserer:
4. Drøftelse af ydelser/betalinger for bestyrelsesarbejde:
-
Kørsel til interne møder?
-
Kørsel til eksterne møder?
-
Telefon?
-
Hjemmeside?
-
Andet?
5. Eventuelt:


Gregers Grau bød velkommen til den samlede bestyrelse.


2

Referatet fra sidste bestyrelsesmøde (1/2012) og fra generalforsamlingen (20/4 – 2012) afleveredes
til protokollen/Knud Andreasen.

Ad dagsordenen pkt.:

1: Tilbagemelding på generalforsamlingen.

-Vedtægterne rettes i bestyrelsens protokol/Knud og i sekretærens eksemplar/Gregers.

- Bestyrelsen køber ikke historiske kort til fælles brug for arkiverne; men opfordrer arkiver til
evt. i fællesskab med naboarkiv selv at købe relevante kort (SCAN MAP). (Rejst af Øse arkiv).

2: Fordeling af opgaver på de enkelte funktioner i bestyrelsen

a.Poster i forsk. udvalg jf. adresselisten: Ingen ændringer til bestående (jf. bilag)
-
IT/Webside
-
Forsikring
-
Arkivernes dag/PR
-
Nye udvalg, eller lukke bestående: Ingen ændringer for nærværende.

b.Kontakt til Varde kommune ((formanden) Knud valgtes efterfølgende)).

c. INTERNET (Tekniske problemer/Karsten)

d. Hjemmesiden. (Karsten)

e. Lokaleproblemer. (Det enkelte arkiv)

f. Medlem af Varde Museums bestyrelse. (Gregers)

g. Referater fra møder. (Gregers)

h. Regnskab. ((kassereren) Ole valgtes efterfølgende))

i. Forvaltning af indkøbte hjælpemidler. (Varde arkiv/Knud)

j. Adresselisten a´jour? (Gregers)

k. Indkaldelse til bestyrelsesmøder? (Knud/Gregers)

3: Konstituering, valg af:
a. Formand: Knud Andreasen, Varde. (nyvalg)
b. Sekretær: Gregers Grau, Janderup. (genvalg)
c. Kasserer: Ole K. Christensen, Blåvandshuk. (nyvalg)

4: Drøftelse af ydelser/betalinger for bestyrelsesarbejde:
-
Kørsel til interne møder?
-
Kørsel til eksterne møder?
-
Telefon?
-
Hjemmeside?

Evt. stillingtagen til ovennævnte pkt. mv. vil blive taget på et bestyrelsesmøde, såfremt behov
opstår.

5: Eventuelt:
a. Mødet 12/4 på Næsbjerghus, hvor Varde kommune fremlagde synspunkter for politik for
frivilligt arbejde i kommunen omtaltes. Herman og Gregers deltog fra bestyrelsen. Mødet
gav ingen inspiration til arkivernes arbejdsforhold, så dette forventes at fortsætte uændret.

3

b. Varde museum holder 100 års fødselsdagsfest 11/5 kl. 14.00 i bygningerne på
Kirkepladsen, hvortil alle arkivers ansatte er meget velkomne.
c. Blåbjerg lokalhistoriske Arkiv tilbyder lokaler til næste ordinære generalforsamling i 2013.
d. Prispolitik for ydelser fra arkiverne drøftedes. (=Ingen ændringer)
e. Bestyrelsen vil lave en resourceplan over de enkelte arkivers ”isenkram”, for at undgå
fejlkøb og for i stedet kunne låne ved naboarkiv.
f. Gregers aftaler ved Kultur og Fritid om et evt. møde (Knud og Gregers som deltagere)
g. Adresselisten (=bilag) sendes til alle arkiver og til Forvaltningen, att.: Anni Pedersen.
h. Knud gav en orientering om driftsregnskabet for perioden 1. januar – 5. april 2012.
Regnskabet fulgte budgettet og gav ikke anledning til bemærkninger.
i. Næste bestyrelsesmøde fastsattes til 12/9 kl. 09.30 i Ansager.

Mødet sluttede kl. 10.35.


Gregers Grau
sekretær

Fordeling:

Hjemmesiden (via Karsten)

Protokol

Herman Hansen (mail)

Knud Andreasen (mail)

Karsten Madsen (mail)

Ole Kiilerich Christensen (mail)

Gregers Grau (mail)

Ove Villadsen (mail) (Suppleant)