Referat fra bestyrelsesmødet den 5. maj 2011

Arkivsamvirket i Varde kommune
v. sekretæren, Gregers Grau


8. maj 2011

Til Bestyrelsen i Arkivsamvirket i Varde kommune (Fordeling: Se nederst)

Referat fra bestyrelsesmøde (03/2011) i Skovlund Sognearkiv, Solbakken 2B. Skovlund 6823,
Ansager, torsdag d.5. maj 2011, kl. 14.00.

Bilag: Driftsregnskab for 2011, periode: 01.01 til 18.04. (kun til protokol)

Dagsorden:

1. Godkendelse af mødereferat, 02/2011. (Afholdt tirsdag d.15. marts. 2011, i Skovlund
Sognearkiv).
2. Evaluering af generalforsamling 2011.
3. Status på regnskab v./Knud
4. Budgetforslag 2011. Fordelingsnøgle 2011.
5. Henvendelse vedr. arkivrepræsentation i kommende Nationalparkråd.

6. Tiltag.: Diverse tiltag i 2011/12, status:

a. Hjemmside/miniarkibas.dk v./Karsten/Niels

b. Workshop/Arkibas billedregistrering ny dato v./Niels

c. Forsikring til arkiverne. 2011 v./Ole
7. Næste bestyrelse møde
8. Eventuelt

Alle mødt. Formanden, Niels Winther Christensen (NWC) bød velkommen og rettede en særlig
velkomst til de nye bestyrelsesmedlemmer.

Ad 1: Godkendtes uden bemærkninger.
Ad 2: Evaluering af generalforsamlingen:

Lokalet var for lille og for uhensigtsmæssigt til formålet. Dvs. bedre lokale næste
gang og stedet bør gå på skift til de forskellige arkiver.

Referater og meddelelser til Arkivsamvirkets medlemmer laves nu på PDF – filer og
lægges ud på Arkivsamvirkets hjemmeside.


Ad 3: Status på regnskabet, (vedl. som bilag 1).

Ad 4: Budgettet 2011:

Der var en principiel drøftelse af, at vi i budgettet ikke havde taget højde for, at der
tidligere til arkiverne var lovet fuld kompensation, indtil 2400,-kr/arkiv efter regning for
INTERNET. Vi fastholder det lovede og ser på situationen, når regningerne kommer til
december/2011. (Generelt bliver IT billigere.)

Kassereren lovede at holde bestyrelsen opdateret om arkivernes forbrug af de fælles
indkøbte hjælpemidler for at undgå budgetmæssige overraskelser senere på året. Det blev nævnt, at
det kunne blive tale om at informere om forbruget på Arkivsamvirkets hjemmeside; men det blev
ikke besluttet.

Udgiften til annonceringen af ”Arkivernes Dag/ Åbent hus” var for stor i forhold til
udbyttet. Det nævntes, at opslag lokalt havde bedre effekt. NWC viste lokalt fremstillede plakater,
der i god kvalitet i format A-3 kunne laves ganske billigt, og han tager nu kontakt til PR-gruppen
desangående.

Til næste års generalforsamling laver vi en ny/bedre fordelingsnøgle.

Ad 5: Vedr. Nationalparkråd.

Ole K. Christensen (OKC) deltager i mødet på Esbjerg byhistoriske Arkiv mandag d.
9. maj kl.11. Han har bestyrelsens fulde støtte til alle sine dispositioner på mødet

Ad 6: Status på div. tiltag.
a. Hjemmeside/Miniarkibas: NWC og Karsten Madsen viste, hvad der til nu er på
vores hjemmeside, der stadig er under udvikling.
b. Workshop/billedregistrering: Når Skovlund arkiv om kort tid har fået
fiberbredbånd, vil tidspunkt blive meddelt.
c. Forsikring: OKC orienterede om arbejdsgruppens tiltag. NWC sender til
bestyrelsen (med mail), ”Vejledning om foreningers pligt til at tegne
arbejdsskadesikring”, 36 sider fra Arbejdsskadestyrelsen.

Ad 7: Næste bestyrelsesmøde fastsattes til tirsdag d. 13. september i Blåvandshuk lokalhistoriske
Arkiv.



Ad 8: Eventuelt:

OKC nævnte, at meget bestyrelsesarbejde kan klares med en hensigtsmæssig og

målrettet brug af internettets mail-system

Historisk Atlas fik et par positive bemærkninger.

ARKIBAS 5 bliver i uge 39/2011 overgivet som opgave til en entreprenør blandt flere

tilbudsgivere.

Miniarkibas.dk vil stoppe, når ARKIBAS DK frigives, men der arbejdes i øjeblikket

med en ide om at tilbyde firmaer, miniarkibas.dk, som fritekst søge-modul til Arkibas.



Mødet sluttede ca. 16.20 (incl. kaffebord)




Gregers Grau


referent


Fordeling: (et stk. til hver)


Protokol

Niels Winther Christensen (mail)

Knud Andreasen (mail)

Karsten Madsen (mail)

Ole Kiilerich Christensen (mail)

Herman Hansen (mail)