Bilag 1 - Beretning for 2014

FORMANDSBERETNING FOR ARKIVSAMVIRKET I VARDE KOMMUNE.
Til brug ved Samvirkets generalforsamling d. 25. marts 20t5.
Jeg vil starte min beretning med en hilsen fra Knud Andreasens kone Poula.
Det er ikke let at skulle udføre en formandsberetning, når man får besked om det
med så kort varsel. En formand forbereder en sådan beretning gennem hele året,
hvilket giver en hel anden kvalitet.
Men bestyrelsen har med grundlag i referaterne fra bestyrelsesmøderne - og ved at
sakse i Knuds kladde - udarbejdet følgende beretning:
Knud skriver:
" For arkiverne har det store tema a 2OL4 været optakten til en ny version af vores
database. En udvikling fra Arkibas4 til den nye version Arkibas5. Vi har naturligvis
alle haft meget store forventninger til det, der skulle ske. Dels fordi tilfredsheden
med Arkibas4 har været behersket, og ikke mindst fordi SLA havde lovet os, at
Arkibas5 udover at være en registreringsdatabase også skulle fremstå som en
formidlingsdatabase, som alle skulle have adgang til på internettet. Det ville altså
betyde, at man fremtidigt kunne søge på alle indtastninger gjort i ethvert arkiv i
Danmark. Virkelig et ambitiØst projekt.
Nu er Arkibas5 i drift og vi kan vel alle være enige om, at den er betydelig mere
brugervenligt end forgængeren. De værste fejl er luget væk, og brugerfladen ligner
den øvrige software, vi møder til daglig. En stor forbedring. Arkivsamvirket var tidligt
ude og traf aftale med direktØren for Arkibas - Dorthe Skriver, om et
orienteringsmøde for samvirkets arkiver i oktober, altså umiddelbartfør vi fik
adgang til det nye system. Da vi havde sikret os et passende lokale, kontaktede vi
Dorthe Skriver et par uger før for at sikre, at vi havde det audiovisuelle udstyr hun
forventede. Kun for at få at vide, at det arrangement havde hun for længst afsat til
vores konsulent Richard Bøllund. Han blev kontaktet og kunne bekræfte, at Vejle
havde bedt ham tage over, og at orienteringen i Øvrigt ville være identisk med den,
vi havde oplevet en aften ijuni i Helle Hallen, hvor Jens Åge Petersen fra Odense
fortalte om Arkibas5. På det grundlag besluttede vi i bestyrelsen at aflyse, og hvis I
fornemmer en vis utilfredshed med den behandling, der er blevet os til del, så er det
ikke helt ved siden af.

Formidlingsdelen har under hele projektforløbet heddet Arkibas.dk, men da vi i
slutningen af december fik adgang til den, var navnet ændret til Arkiv.dk. Vel et
udmærket valg, der ligger tæt op af Bibliotek.dk, så brugerne placerer os i den rette
sammenh æng" .
Lidt fra årets gang:
1. Vi konstituerede os d.; 25. marts 2OL4 umiddelbart efter generalforsamlingen i
2OI4 således:
Formand: Knud Andreasen, Varde - genvalg.
Kasserer: Ole K. Christensen, Blåvandshuk - genvalg
Sekretær: Lissi Møller Kristensen, Ølgod - nyvalg.
Vi forsømte at vælge en næstformand, hvad vi er pålagl ifølge vore vedtægter, vi
har derimod kørt med en sekretær.
1. d. 30. april havde vi næste bestyrelsesmøde.
Vi evaluerede generalforsamlingen og var godt tilfredse. Tilslutningen havde været
meget tilfredsstillende og vi var godt tilfredse med det indlæg Kultur- og Fritidschef
Kirstine Gotlieb kom med. Der var lige stemmetal ved valget af suppleanter. Vi fik til
opgave at trække lod. Kirsten B. Jensen Blåvandshuk blev L. suppleant og Henry Buhl
Øleod/strellev blev 2. suppleant.
Allerede på mødet d. 30 april kunne kassereren meddele, at - bortset fra tre arkiver
- var de generalforsamlingsbestemte beløb overfør til arkiverne.
2. Vi gennemførte næste bestyrelsesmøde d. 15. september.
Vi havde ca. kr. L2.000 tilbage at disponere over - vi vurderede, at det var OK. Der
var overhovedet ikke trukket på forsikringsfonden.
Knud og Lissi havde deltaget i et INFO mØde og valg til Varde Kommunes Kulturelle
Råd. Knud har indmeldt Arkivsamvirket iVarde Kommunes Kulturelle Råd. I mødet
deltog ca. t2O. Velkomst ved Lisbet Rosendahl og Kirstine Gottlieb. Lisbet Rosendahl
orienterede om Kommunens beslutning om ny organisering af foreningsdialogefl, og
at der var udarbejdet vedtægter for de fire råd,( ldrætsråd, Foreningsråd,
Aftenskoleråd og Kultureltråd ), samt om, at det Økonomiske råderum for 3. råd var
kr. 30.000 og for 4. råd kr. 30.000. Der var valg til bestyrelser. Gruppen omkring det
Kulturelle Råd var ca. 30 personer. Anni Pedersen fra Forvaltningen ledede og

svarede på spørgsmål omkring vedtægter, valg, rådets arbejde m.v. Der blev valgt en
bestyrelse. Formand blev Flemming Andersen (formand for syvkanten) og
næstformand Rigmor Bek-pedersen (formand for Kulturdage-foreningen i Ølgod).
Knud havde skaffet Dorthe Skriver til at fortælle om Arkibas-udvikling. Men hun
aflyste. ( Omtalt tidligere).
Karsten advarede om falske girokort fra Microsoft'
Bestyrelsen for Nationalpark Vadehavet har et Nationalparkråd. Lokalarkiverne
omkring Vadehavet har en repræsentant, der er udpeget af lokalarkivernes
kommuneforeninger. Vi er repræsenteret af Birgitte Thomsen, som er prof.
Arkivleder iTønder.
Der var bestyrelsesmøde igen d. 12. ianuar 2Ot5'
Vi ender med en kassebeholdning på ca. kr. 12.155 ved årets slutning.
Forsikringsfonden har ved årets udgang en beholdning på kr. 30,000 + renter. Der
har stadig ikke været opgaver for forsikringsfonden. Som bekendt stiler vi mod kr.
50.000.
erfaringer med Arkibas5. Karsten fortalte, at
original kvalitet. Det kan være en nem og
billeder i originalt TIF-format. Karsten vil
mener mere uddybende, hvis I stiller
Vi talte kort om arkivernes dag. Og om
billeder og filer i Arkibas5 bliver gemt i
gratis bevaringslØsning at oploade sine
sikkert gerne senere forklare hvad han
spørgsmå1.
Knud skriver:
,,1 lighed med tidligere har Arkivsamvirket også i 2Ot4 været inviteret til at møde
Kulturudvalget. Datoen var den 9. december, og vi, som var kassereren og
undertegnede ( altså Knud ), blev meget vel modtaget. Arkiverne løser en stor
opgave for kommunen, og det bliver påskønnet. Vi redegjorde for anvendelsen af de
kommunale midler, der bliver os til del. Dertil udtrykte vi vor tilfredshed med den
opbygning af arkiwerdenen, som findes i Varde Kommune. I stØrre kommuner har
man ofte et stadsarkiv, der håndterer kommunens arkiv og samtidigt fungerer som
privatarkiv og dertil ofte er overordnet kommunens mindre Iokalarkiver. I andre
tilfælde har man overladt styringen af de private arkiver til enten bibliotek eller
museum, hvor man alligevel har fagfolk ansat.
Varde Kommune har et arkivsamvirke, som vi alle er en del af - og på lige fod.
Kommunen overlader det til os at fordele de kommunale midler og den faglige

bistand har vi i vores konsulent Richard Bøllund, som i Øvrigt betales af kommunen.
En billig løsning for kommunen og vi undgår, at et eller flere arkiver er overordnet
andre. Med denne flade struktur kan vi hjælpe hinanden og brede vores erfaringer
ud til naboarkiverne uden pres udefra. Vi kan ikke i Arkivsamvirket forhindre
kommunen i at trække en af de tidligere nævnte løsninger ned over os, men vi har
gjort det klart, at der ikke kommer noget initiativ herfra ".
Tilbage til referaterne: ii
Vi besluttede at afholde generalforsamling d. 25. marts a Øleod. På valg: Knud,
Karsten og Herman - alle villige til genvalg! Suppleanten Henry Buhl er ligeledes på
valg og det samme er Thomas Linding, som er revisor.
Vi ændrede procedurer om indkøb, så Lokalarkivet iVarde køber ind og Kassereren
derefter betaler den del af indkøbene, der er fælles. ( Det er jo nok noget, vi skal
have drøftet igen)
Ved gennemgang af Arkivsamvirkets mål fra dengang det startede, har Knud fundet
frem til, at vore mål i det store og hele er nået. Vi har derfor overvejet, om vi skal
have lavet nogle nye må1, så vi - udover løsning af dagligdagens opgaver - har noget
at arbejde frem mod. Vi diskuterede, om vi skal arbejde med følgende områder:
- Vi skal bevare den lokale forankring. Hermed mener vi, at det netop er vor
styrke, at vi har så mange lokalarkiver, som der nu er. Det betyder også, at vi-
så længe der kan rekrutteres medarbejdere - synes, at alle vore lokalarkiver
har berettigelse.
- Vi skal have et beredskab, hvis et af vore lokalarkiver "går ned". Vi har vores
Forsikringsfond til fysiske skader, men skal udtænke og diskutere hvad der
skal gøres, hvis et arkiv ikke længere kan skaffe medarbejdere.
- Vi skal prøve at fremme forståelsen for lokalarkivernes arbejde, så nye
medarbejdere på lokalarkiverne er lettere at rekruttere. Her er nøgleordene
måske en høj grad af synlighed i lokalområdet og lokalarkivets evne til at
engagere sig i andre ting, der foregår i lokalområdet.
- Vi skal skærpe det enkelte lokalarkivs kendskab til, hvordan andre lokalarkiver
arbejder. Her er nøgleordet måske "spidskompetancer".
- Vi vil prøve at lave halvårlige ERFA-møder mellem arkivlederne.
Her på det sidste, har der været lidt polemik om billeder på arkiv.dk, som blev
linket til facebook, noget om ophavsproblemer. Karsten Madsen vil i sit indlæg
senere komme nærmere ind på problematikken.

Jeg vil runde af med, at sige tak til Knud Andreasen, for hans store engagement i
arkivarbejdet gennem årene. Han har valgt, at prioritere hans tid anderledes
fremover.
Samtidig viljeg gerne takke alle arkiver for et godt samarbejde og takke vi andre
i bestyrelsen for, at vi altid er flittige til at mød€ op, når der kaldes til møder.
Til sidst håber jeg så, at vi kan finde et nyt bestyrelsesmedlem, der også vil
påtage sig opgaven som formand.
Tak for ordet.
D. 25 marts zOLs
Herman Hansen
Arkivsamvirket i Varde Kommune